Über uns

Wir sind eine dynamisch wachsende Organisation, die sich durch Agilität, Engagement und ein wertschätzendes Miteinander auszeichnet. In unserem sich kontinuierlich entwickelnden Umfeld verändern sich auch Aufgabenbereiche – wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die mit uns wächst und aktiv zur Weiterentwicklung unserer Strukturen beiträgt.

Deine Aufgaben

Office Management & Assistenzaufgaben

· Allgemeine administrative Unterstützung im Büroalltag

· Koordination interner Abläufe, Bearbeitung von E-Mails und Post

· Pflege von Dokumenten, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Reports

· Koordination externer Dienstleister (z. B. Handwerker, Reinigung, Einkauf, Gastronomie, Vermieter)

· Anlaufstelle für interne Anfragen rund um das Büro und tägliche Abläufe

· Unterstützung bei Spesenabrechnungen

Reiseorganisation

· Koordination von Dienstreisen für Mitarbeitende in Zusammenarbeit mit einem festen externen Reisebüro

· Planung und Abwicklung von Gruppenreisen im Rahmen von Konferenzen oder externen Veranstaltungen

· Kommunikation mit dem Reisebüro zur Buchung von Transport, Unterkünften und Sonderanfragen

· Kontrolle und Nachverfolgung von Reisedetails, inkl. Reiseunterlagen

Eventorganisation

· Planung, Organisation und Durchführung von internen Veranstaltungen und Team-Events

· Einholen von Angeboten, Abstimmung mit Dienstleistern, Vor-Ort-Koordination

· Unterstützung bei der Nachbereitung (Evaluation, Kostenübersicht etc.)

Kommunikationsschnittstelle

· Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Abteilungen

· Unterstützung bei der Pflege interner Kommunikationskanäle

Backup-Funktion für die Senior Executive Assistant

· Übernahme definierter Aufgaben bei Bedarf, insbesondere während Ferienabwesenheit (ca. 5 Wochen pro Jahr)

· Zusätzlich möglich bei kurzfristiger Krankheit oder anderer Abwesenheit

· Aufgaben umfassen z. B. Kalender- und Terminverwaltung auf Führungsebene sowie Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern

Flexibilität & Anpassungsfähigkeit

· Bereitschaft, sich auf neue Aufgaben einzulassen und gemeinsam mit der Organisation zu wachsen

Dein Profil

· Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

· Berufserfahrung im Office- oder Assistenzbereich von Vorteil

· Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

· Ausgeprägtes Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion

· Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift (notwendig für externe Kommunikation, z. B. mit Handwerkern)

· Fliessend in Englisch – die offizielle Organisationssprache ist Englisch

· Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

· Diese Position ist auf ein Pensum von 80 % ausgelegt.

· Die Präsenz an mindestens drei vollen Arbeitstagen pro Woche im Büro ist zwingend erforderlich.

Was wir bieten

· Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit

· Entwicklungsmöglichkeiten in einer wachsenden Organisation

Bewerbungen

Hast du Interesse, Teil unseres Teams zu werden?

· Dann freuen wir uns über deine Bewerbung in englischer Sprache – und darauf, dich persönlich kennenzulernen.